Кадровые документы компании: обязательный минимум работодателя

Кадровые документы компании: обязательный минимум работодателя

Если у вас в штате есть хотя бы один сотрудник, вы уже обязаны вести кадровый учёт. На практике именно здесь многие компании — особенно небольшие — накапливают нарушения, которые потом оборачиваются штрафами при проверке или конфликтами с работниками. В этой статье я расскажу, какие кадровые документы составляют обязательный минимум, как выстроить процесс с самого начала и каких ошибок избежать.

Ключевые моменты

• Трудовой договор — основа всего. Без письменного договора, оформленного до выхода сотрудника на работу, работодатель несёт риски при любом споре.
• Локальные акты обязательны. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и ряд других документов требуются независимо от размера компании.
• Кадровый приказ подтверждает каждое кадровое событие. Приём, перевод, отпуск, увольнение — всё фиксируется приказом.
• Сроки хранения документов установлены законодательством. Нарушение сроков — самостоятельное основание для привлечения к ответственности.

Трудовой договор: первый и главный документ

Трудовой договор — это не формальность, а документ, который определяет права и обязанности сторон на весь период работы. В моей практике чаще всего встречаются две ошибки: договор подписывают уже после начала работы или используют шаблон без адаптации к конкретной должности и условиям.

Оформление трудового договора должно включать:

• полное наименование сторон;
• должность и место работы;
• дату начала работы (и дату окончания, если договор срочный);
• условия оплаты труда;
• режим работы и отдыха;
• права и обязанности сторон.

Рекомендую начать с аудита всех действующих договоров: нередко в компании обнаруживаются договоры без подписи одной из сторон, с устаревшими реквизитами или вовсе отсутствующие у сотрудников, которые работают уже несколько лет.

Обязательные локальные нормативные акты

Помимо трудовых договоров, каждый работодатель обязан иметь ряд внутренних документов, которые регулируют жизнь компании изнутри.

Кадровые приказы и личные дела

Каждое кадровое событие — приём на работу, перевод, предоставление отпуска, увольнение — должно быть оформлено приказом руководителя. Приказ регистрируется в журнале приказов и хранится в соответствии с установленными сроками.

Личное дело сотрудника — это папка, которая сопровождает его на протяжении всей работы в компании. Как правило, в неё входят:

• копия удостоверения личности;
• копия трудовой книжки (при наличии);
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказ о приёме на работу;
• заявления работника;
• документы об образовании и квалификации.

Важно: доступ к личным делам должен быть ограничен — это персональные данные, и их защита также входит в обязанности работодателя.

Какие документы подготовить: практический чеклист

При приёме каждого нового сотрудника:

• [ ] Трудовой договор (2 экземпляра, подписанных до начала работы)
• [ ] Приказ о приёме на работу
• [ ] Запись в журнале регистрации приказов
• [ ] Лист ознакомления с локальными актами (ПВТР, должностная инструкция и др.)
• [ ] Личная карточка сотрудника
• [ ] Заявление о приёме (при наличии — по внутренним требованиям)

На уровне компании — базовый пакет:

• [ ] Правила внутреннего трудового распорядка
• [ ] Штатное расписание
• [ ] Положение об оплате труда
• [ ] Должностные инструкции по всем позициям
• [ ] Журнал регистрации трудовых договоров
• [ ] Журнал регистрации приказов по личному составу

Сроки хранения и ответственность

Законодательство устанавливает дифференцированные сроки хранения кадровых документов: одни хранятся несколько лет, другие — десятилетия (в первую очередь это касается документов, связанных с расчётом трудового стажа и пенсионных прав). Конкретные сроки необходимо уточнять по действующим нормативным актам на дату применения, поскольку они периодически пересматриваются.

Проверки трудовой инспекции, как правило, начинаются именно с кадровой документации. Отсутствие обязательных документов или нарушение порядка ознакомления с ними — наиболее частые основания для предписаний и штрафов.

FAQ: частые вопросы о кадровом учёте

Нужен ли кадровый учёт, если в компании всего 1–2 сотрудника?

Да, требования трудового законодательства распространяются на всех работодателей независимо от численности штата. Объём документооборота меньше, но обязательный минимум остаётся.

Можно ли вести кадровый учёт в электронном виде?

Электронный кадровый документооборот возможен, однако его применение должно соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и порядку подписания. Уточняйте актуальный порядок на момент внедрения.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать документы?

Отказ фиксируется актом в присутствии нескольких свидетелей. Это защищает работодателя при возможном споре.

Нужно ли переоформлять документы при изменении оклада?

Да. Изменение условий трудового договора оформляется дополнительным соглашением, а новый размер оплаты фиксируется в штатном расписании.

Как часто нужно обновлять локальные акты?

Единого срока нет, но рекомендую пересматривать их при изменении законодательства, структуры компании или условий работы — и не реже одного раза в год в качестве планового мероприятия.

---

> Обратите внимание: данная статья носит общеинформационный характер и не является индивидуальной юридической консультацией. Конкретные ситуации могут отличаться в зависимости от вида деятельности, формы собственности и иных обстоятельств.

---

Если вы хотите провести аудит кадровой документации или выстроить кадровый учёт «с нуля», команда Pactum готова взять этот процесс на себя в рамках абонентского юридического обслуживания. Запишитесь на консультацию — разберём ситуацию и предложим оптимальный формат работы.